Matriz y análisis FODA para organizaciones sociales
El análisis o matriz FODA nos ayuda a evaluar los problemas dentro y fuera de la organización. Está compuesto por una evaluación de las competencias internas: fortalezas (F) y debilidades (D), y las competencias externas: las oportunidades (O) y amenazas (A).
A través de este análisis podremos identificar claramente nuestras fortalezas, y decidir de qué forma las vamos a consolidar; nuestras oportunidades y ver cómo las vamos a aprovechar; nuestras debilidades, y de qué forma las vamos a superar; y descubrir las amenazas que nos acechan, y de qué forma las vamos a neutralizar. Una vez que hemos definido la forma en la que vamos a consolidar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, superar las debilidades y neutralizar las amenazas, tendremos los insumos necesarios para poder volcar estos aprendizajes y conclusiones al Plan estratégico sostenible de la organización.
En el momento de realizar este ejercicio es muy importante tener presente las conclusiones a las que hemos arribado analizando “el ciclo de vida en el que se encuentra la organización hoy”, porque éste señala muchos de los desafíos que ésta tendrá que enfrentar en el corto plazo, y que deben ser considerados durante de este análisis.
¿Cuáles son nuestras Fortalezas? ® Consolidarlas
¿Dónde están las Oportunidades? ® Aprovecharlas
¿Cuáles son nuestras Debilidades? ® Superarlas
¿Dónde quedan las Amenazas? ® Neutralizarlas
Para qué se utiliza y cómo
El concepto FODA fue desarrollado a principios de 1960 por un equipo de investigadores del Instituto de Investigación de Stanford, ante la necesidad de entender por qué la planificación organizacional fracasaba. En el momento en que llegó a ser conocido como FODA, ya era parte de la política de Negocios de Harvard y luego fue desarrollado como una técnica para analizar los procesos de planificación estratégica y toma de decisiones. Hoy en día, no sólo se utiliza para evaluar el desempeño de una empresa, sino que también está siendo muy utilizado por organizaciones sociales y el sector público.
Un análisis FODA se realiza normalmente cuando una organización comienza y luego se repite periódicamente para la planificación estratégica.
Para llevarlo a cabo, una organización debe buscar la participación de una variedad de fuentes, tanto dentro como fuera de la institución, para determinar si las percepciones internas coinciden con el punto de vista de los beneficiarios y las partes interesadas.
La investigación puede implicar la recopilación de datos primarios y secundarios provenientes de fuentes como encuestas a beneficiarios, focus groups, sesiones de brainstorming o entrevistas en profundidad con los principales ejecutivos de la organización.
Durante esta tarea es muy importante que cada uno de los integrantes de la organización refleje sus puntos de vista con sinceridad y honestidad, para mantener la integridad del análisis FODA.
Un buen análisis FODA nos permite:
- Utilizar las Fortalezas para aprovechar las Oportunidades.
- Superar las debilidades tomando ventaja de las Oportunidades.
- Identificar aquellas Fortalezas que nos permitirán minimizar las Debilidades.
- Minimizar las Debilidades y enfrentar las Amenazas.
FODA Preguntas clave
· Fortalezas
o ¿Ventajas de la propuesta de valor?
o ¿Capacidades?
o ¿Ventajas competitivas?
o ¿Recursos activos, gente?
o ¿Experiencia, conocimiento, datos?
o ¿Reservas financieras?
o ¿Marketing – alcance?
o ¿Aspectos innovadores?
o ¿Ubicación geográfica?
o ¿Valor, calidad?
o ¿Acreditaciones, calificaciones, certificaciones?
o ¿Procesos, sistemas, TI, comunicaciones?
o ¿Cultural, actitudinal, de comportamiento?
o ¿Cobertura gerencial, sucesión?
· Debilidades
o ¿Desventaja de la propuesta de valor?
o ¿Brechas en la capacidad?
o ¿Falta fuerza competitiva?
o ¿Reputación, presencia y alcance?
o ¿Aspectos financieros?
o ¿Vulnerabilidades propias conocidas?
o ¿Escala de tiempo, fechas tope y presiones?
o ¿Flujo de caja, drenaje de efectivo?
o ¿Continuidad, robustez de la cadena de suministros?
o ¿Efectos sobre las actividades principales? ¿distracción?
o ¿Confiabilidad de los datos, predictibilidad del plan?
o ¿Motivación, compromiso, liderazgo?
o ¿Procesos y sistemas, etc.?
o ¿Cobertura gerencial, sucesión?
· Oportunidades
o ¿Desarrollo del segmento donde opera la organización?
o ¿Vulnerabilidades de los competidores?
o ¿Tendencias del sector o de estilo de vida?
o ¿Desarrollos tecnológicos e innovaciones?
o ¿Influencias globales?
o ¿Nuevos segmentos, verticales, horizontales?
o ¿Mercados objetivo, nicho?
o ¿Geografía, exportación, importación?
o ¿Desarrollo de servicios?
o ¿Información e investigación?
o ¿Sociedades, agencias, distribución?
o ¿Influencias estacionales, del clima?
· Amenazas
o ¿Efectos políticos?
o ¿Efectos legislativos?
o ¿Efectos ambientales?
o ¿Desarrollos de TI?
o ¿Intenciones de los competidores?
o ¿Demandas de la sociedad?
o ¿Nuevas tecnologías, servicios, ideas?
o ¿Contratos y alianzas vitales?
o ¿Mantener las capacidades internas?
o ¿Obstáculos enfrentados?
o ¿Debilidades no superables?
o ¿Pérdida de personal clave?
o ¿Respaldo financiero sostenible?
o ¿Economía – local o extranjera?
o ¿Influencias estacionales, del clima?
La matriz FODA
Fortalezas y Debilidades (factores internos)
El primer paso en el análisis FODA es identificar las fortalezas de una organización, que son las ventajas que esta tiene frente a otras organizaciones que desarrollan servicios para el mismo segmento de beneficiarios o trabajan en temas similares en el mismo territorio y pueden llegar a convertirse en potenciales competidores. En la matriz FODA, la fortaleza es el cuadrante para enumerar todo lo que se hace bien como organización.
Son atributos internos sobre los que la organización tiene el control. Factores positivos que se pueden mantener y construir para tener una ventaja competitiva sostenible. Algunas de las fortalezas podrían ser: tener una fuerte imagen de marca, buenos donantes, una buena reputación entre los beneficiarios y las partes interesadas, redes bien organizadas, estar en un lugar de fácil acceso y altamente visible, etc.
Ejemplos de Fortalezas
- Buen ambiente laboral
- Proactividad en la gestión
- Conocimiento del mercado
- Grandes donantes y mecenas
- Buena calidad de servicio
- Posibilidades de acceder a créditos
- Equipamiento de última generación
- Experiencia en gestión de talento
- Recursos humanos motivados y contentos
- Procesos técnicos y administrativos de calidad
- Características especiales del servicio que se oferta
- Cualidades del servicio que se considera de alto nivel
Las Debilidades consideran áreas en las que la organización está en una desventaja competitiva.
Son factores internos negativos una mala ubicación, reputación negativa o la falta de experiencia. Estos incluyen los factores internos que pueden inhibir la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos. Afortunadamente, todos son factores sobre los que la organización tiene control.
Un honesto análisis en este segmento puede proporcionar una lista clara de las áreas que necesitan un plan de desarrollo para remediar los problemas identificados. Herramientas tales como planes de acción y capacitación son algunas de las maneras de mejorar los puntos débiles. Desde un punto de vista competitivo, las organizaciones deben tratar de mitigar las debilidades tan pronto como sea posible, debido a que pueden ofrecer una oportunidad no deseada a las organizaciones que operan con los mismos segmentos de beneficiarios o en el mismo territorio.
Ejemplos de Debilidades
- Salarios bajos
- Equipamiento viejo
- Falta de capacitación
- Problemas con la calidad de servicios
- Reactividad en la gestión
- Mala situación financiera
- Incapacidad para ver errores
- Capital de trabajo mal utilizado
- Deficientes habilidades gerenciales
- Poca capacidad de acceso a nuevos donantes.
- Falta de motivación de los recursos humanos
- Servicio sin características diferenciadoras
Oportunidades y Amenazas (factores externos)
Las Oportunidades son factores externos que la organización puede utilizar para construir una ventaja competitiva. Algunas oportunidades pueden presentarse en la búsqueda de nuevos segmentos de beneficiarios, en nuevos territorios, alianzas estratégicas que pueden generar más y mejores servicios, un posible acuerdo con otra organización o expandirse mediante el desarrollo de una estrategia de comunicación en redes.
En todas las organizaciones existen oportunidades de mejora. Esto hace que el segmento de las oportunidades del análisis FODA sea tan importante. Dentro de este segmento, hay que identificar las oportunidades internas y externas, actuales y futuras.
Ejemplos de Oportunidades
- Regulaciones favorables a la organización.
- Desarrollar nuevos segmentos de beneficiarios.
- Desarrollar nuevos servicios.
- Identificar situaciones que hayan cambiado en el contexto y que puedan significar una oportunidad para la organización.
Las Amenazas exploran el entorno externo que podría afectar a la organización, incluidos los factores tecnológicos, ambientales y regulatorios.
Son factores externos, por ejemplo: cambios en el contexto o una nueva organización que decide hacer cosas iguales o similares a las que desarrolla la organización. En ese caso ésta última tendrá que ver de qué forma se distancia de la competencia.
Ejemplos de Amenazas
- Conflictos gremiales
- Regulación desfavorable
- Cambios en la legislación
- Competencia muy agresiva
- Aumento de precio de insumos
- Donantes que dejan de serlo.
- Tendencias desfavorables en el mercado
El objetivo del análisis FODA es tomar ventaja de las oportunidades y minimizar el impacto de las amenazas.
Planificación Estratégica
Un análisis FODA juega un papel importante en la planificación estratégica, pero esto no significa que deba ser tratado como un mapa del futuro.
El FODA en algunos casos es subjetivo, sobre todo cuando se basa en las percepciones individuales en lugar del análisis de datos reales.
Un análisis FODA codifica lo que la gente ve, pero a menudo se necesita probar y confirmar estas teorías antes de sacar conclusiones o tomar acciones. La determinación del “¿y qué?” y “¿ahora qué?” –¿Qué significa realmente la información, y qué hace la organización al respecto?– es el siguiente paso en la planificación estratégica.
Ventajas de un análisis FODA
- Puede ayudar a las organizaciones a identificar áreas de crecimiento.
- Proporciona un resumen visual de la actividad de la organización.
Un análisis FODA se presenta como una cuadrícula de 2×2 con cada cuadrante que representa las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del tema que se está analizando. La disposición visual de la información recogida proporcionará un resumen fácil de entender de la situación de la organización, marca, servicio y de su proceso de planificación.
Todos los datos que figuran dentro de cada cuadrante pueden no ser igualmente valiosos, pero tener puntos fuertes y débiles y las oportunidades y amenazas colocados lado a lado permite pensar en las estrategias mediante un análisis de la situación y siendo adecuadamente contrastadas.
- Se puede hacer de forma rápida y optimizada a través de la interacción
Este beneficio de un análisis FODA se pasa por alto la mayor parte del tiempo, aunque podría ser una de sus mejores atributos. Como un análisis FODA no requiere capacitación o habilidades especiales, cualquier analista (con un buen conocimiento y comprensión de la organización, su naturaleza y el sector al que pertenece) puede hacerlo con bastante rapidez. Y a través de la interacción y la contribución de los demás miembros del equipo, puede ser optimizado para generar nuevas ideas durante una sesión de brainstorming.
- Proporcionar puntos de partida para las discusiones y nuevas ideas
Un buen análisis FODA podría facilitar sesiones de trabajo para que el equipo pueda generar nuevas ideas y discutir la estrategia. Esto ayudará al equipo a compartir su perspectiva sobre el estado de la organización y ofrecer nuevas ideas para construir estrategias efectivas para superar los problemas internos y externos y alcanzar los objetivos de la organización de manera eficiente.
- Versatilidad: se puede utilizar para analizar las actividades que desarrolla la organización en general, el segmento en el que opera, o incluso para hacer un análisis personalizado de los colaboradores.
Un análisis FODA es flexible; se puede utilizar para analizar el “negocio” en general o un segmento, como el marketing, los recursos humanos, etc. También se puede utilizar para hacer un análisis personal, donde un individuo puede enumerar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con él o ella y planificar su futuro en consecuencia.
Desventajas de un análisis FODA
- Fuentes de información
La calidad de los datos utilizados en un análisis FODA puede tener una gran incidencia en la calidad del análisis. Si la información acerca de las fortalezas y debilidades de una organización es demasiado amplia, o representa la opinión sólo de unas pocas personas, entonces será difícil hacer un análisis significativo de los objetivos de la organización. Otro inconveniente es que la información que se utiliza en un FODA puede representar los puntos de vista (por eso deben ser bien objetivos) de las personas que forman parte de la organización, y estos puntos de vista pueden no ser exactos.
- Simplificación excesiva
Una desventaja de un análisis FODA es que puede simplificar en exceso el tipo y alcance de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que enfrenta la organización.
- Identificación de elementos
Puede ser difícil identificar los cuatro elementos del análisis FODA. Por ejemplo, una oportunidad o una amenaza no pueden ser fáciles de identificar. Otro inconveniente es que algo que parece como una fortaleza, en realidad puede ser una debilidad. Por ejemplo, mientras que un ejecutivo puede creer que el departamento de recursos humanos es una fortaleza, puede no estar al tanto de los problemas en el departamento, o puede no saber que una organización que es competidora directa tiene un departamento de recursos humanos mucho más eficiente.
- Falta de control
Un análisis FODA no tiene en cuenta que algunos elementos de la organización no están bajo el control de gestión. Estos elementos pueden incluir los niveles de inflación; cambios en la legislación del gobierno; y la falta de voluntarios suficientemente calificados. Otro inconveniente es que el FODA se aplica en el mismo proceso para hacer frente a todos los problemas. Un análisis FODA no tiene en cuenta la complejidad o profundidad los problemas “y puede no ser adecuado para el análisis de todo tipo de problemas”.