Cómo hacer un análisis de contexto para organizaciones sociales
El análisis de contexto es fundamental para el sistema de gestión de calidad organizacional porque determina los asuntos internos y externos convenientes a sus objetivos.
Incluso esta práctica se encuentra incorporada en las normas ISO, lo que demuestra que el contexto es una parte clave para ayudar a alinear la gestión y la planificación estratégica de la organización.
En las estrategias cada una de las áreas o departamentos de la organización también se requiere el análisis de contexto.
Esto implica que la organización debe identificar los factores que impactan en su cultura, objetivos y metas, la complejidad de los servicios que brinda, el flujo de procesos e información, los segmentos de la sociedad donde opera y los beneficiarios, entre otros.
Entorno
Son aquellos elementos que afectan de forma directa al proyecto. En este marco destacamos importantes fuerzas competitivas y coopetitivas:
- Grado de competencia del segmento de la sociedad el que opera la organización.
- Entrada de nuevos competidores o coopetidores.
- Servicios sustitutivos.
- Capacidad de negociación de los beneficiarios.
- Poder de negociación de los proveedores.
Análisis de contexto a nivel interno
Para el análisis a nivel interno de la organización se deben abordar al menos 5 aspectos:
- Capacidad directiva.
- Capacidad competitiva.
- Capacidad financiera.
- Capacidad tecnológica.
- Capacidad del talento humano.
Modelo de las 7 S
A diferencia de la mayoría de las herramientas de análisis estratégico que suelen centrarse en el análisis externo, el Modelo de las 7 S, desarrollado a principios de los años 80 por Tom Peters y Robert Waterman, dos consultores de la firma McKinsey & Company, apunta directamente al interior de nuestra organización. El modelo analiza, concretamente, 7 factores, cuyos nombres en inglés empiezan por S y que, según sus autores, son los 7 factores fundamentales de cualquier estructura organizativa:
- Estrategia (Strategy)
- Estructura (Structure)
- Sistemas (Systems)
- Estilo (Style)
- Valores compartidos (Shared values)
- Personal (Staff)
- Habilidades (Skills)
La idea del modelo es que las organizaciones no operan como un conjunto de silos estancos, sino más bien como una red de piezas interconectadas.
Por eso es fundamental que los siete factores recogidos en el modelo estén alineados para que nuestra organización tenga éxito.
En este sentido, a la hora de implementar cualquier nueva estrategia, se deberá comprobar previamente si todos ellos mantendrían su alineación una vez implementada. Si la respuesta es que no todos los factores, será necesario replantearse parte o la totalidad de la estrategia antes de proceder a su implementación.
Para verlo más claro, lo mejor es dibujar un octógono y colocar cada una de las S en uno de sus vértices, excepto los valores compartidos que, como son compartidos, los situaremos en el centro del octógono. Después, trazaremos líneas que vayan desde cada vértice hasta los demás.
Análisis de contexto a nivel externo
En el caso del contexto externo, se deben considerar aspectos como el entorno social, tecnológico, ambiental, ético, político, jurídico y económico. Por ejemplo: cambio en la ley, en el sector donde opera la organización, en la competencia, eventos, reputación organizacional.
Análisis PESTEL
Con esta herramienta de análisis estratégico podremos analizar el entorno en el que queremos establecer nuestra organización, negocio o proyecto. Nos permite identificar cambios de escenario en nuestro sector o en la región para detectar posibles oportunidades de crecimiento. El nombre es un acrónimo de cuatro factores:
- Políticos: estabilidad política, la posibilidad de cambio de gobierno que dé lugar a cambios en políticas fiscales o en materia de subvenciones.}
- Económicos: economía en crecimiento o en recesión, tendencia del consumo, situación de confianza o de inestabilidad, el nivel de inflación.
- Socioculturales: hábitos sociales, cambios en los gustos o en las modas de la gente, formas de comunicación habituales, demografía, salud, valores.
- Tecnológicos: tecnología actual, posibles avances, desarrollos en marcha, conocimientos, inversión en I+D, información.
- Ecológicos: por ejemplo, el cambio climático puede tener consecuencias en diversos sectores como el turístico o el de las aseguradoras. Las leyes de protección medioambiental o las regulaciones en materia de gestión de residuos o de energías también pueden influir en una organización.
- Legales: leyes contra la discriminación, leyes de defensa del consumidor, leyes antimonopolio, licencias, legislación laboral, leyes de protección de la salud, sectores con una protección especial.
Debemos analizar en qué medida cada uno de estos factores macroambientales podrían influir positiva o negativa en nuestra organización.
Según la lógica, dentro de estas áreas se debe valorar todo lo que pueda constituir una amenaza u oportunidad para la organización.
Análisis FODA
Es una herramienta de análisis estratégico que nos permite analizar la situación interna y externa de una organización o proyecto. Es como hacer una fotografía de la situación de nuestra organización. Por eso, dado que esta situación no es estática sino que evoluciona continuamente a lo largo del tiempo, además de utilizarlo para elaborar el plan de negocio de nuestra organización, es bueno repetirlo posteriormente cada cierto tiempo con el fin de evaluar la gestión.
Objetivo del análisis FODA
Conocer la situación real en la que se encuentra la organización o proyecto en cada momento y, en función de ello, planear la estrategia de futuro más adecuada.
El nombre de esta herramienta de análisis es un acrónimo de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Fortalezas y Debilidades
Forman parte del análisis interno, es decir, de las cosas que podemos controlar.
Oportunidades y Amenazas
Forman parte del análisis externo, es decir, cosas externas a nuestra organización que no podemos controlar porque no dependen de nosotros.
Niveles de análisis de contexto
Al determinar los elementos del contexto, podremos contar con datos que no siempre tendrán la misma valoración. Esto se debe a que, de los elementos identificados, algunos serán de nivel estratégico, táctico y otros operativos, que son las tres esferas que generalmente están dentro de una organización.
En el aspecto operativo, el análisis de contexto brindará orientación de problemáticas y soluciones de corto plazo, remitiéndose su análisis habitualmente a factores internos de la organización y del contexto externo que están en evolución.
Respecto al nivel táctico, lo más interesante será obtener datos de los factores en el entorno vinculados a los competidores y coopetidores y a programas y/o proyectos, lo que orientará nuestra planificación para alcanzar los objetivos de crecimiento.
Para la planificación estratégica, el análisis debe extenderse a nivel nacional, regional e internacional, tratando de dilucidar las tendencias y procesos macro, que generarán oportunidades de crecimiento y desarrollo.
8 grandes pasos para lograr el análisis
Aunque hay variadas metodologías que se pueden y deben aplicar dependiendo de nuestro objetivo a lograr en la organización, la base de cualquier análisis de contexto debe seguir los siguientes pasos:
1. Conocer la cultura y todos los aspectos relevantes de la organización.
2. Identificar el impacto en el segmento de la sociedad en el que opera la organización de los factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, medioambientales y/o legales, dándose un valor para medirlos.
3. Analizar cuáles de los factores identificados puede afectar el impacto de la organización.
4. Analizar la cadena de valor desde el punto de vista de sus stakeholders.
5. Desarrollar un mapa de posicionamiento.
6. Determinar nuestras curvas de valor en todos los ámbitos o dimensiones de la triple cuenta de resultados.
7. Extrapolar tendencias y previsiones.
8. Sacar conclusiones.
Con todo esto decantado, tendremos los lineamientos básicos para poder realizar las planificaciones operativas, tácticas y estratégicas con fundamento, para que sea un aporte al desarrollo y crecimiento de la organización.
Beneficios
- El análisis del entorno revela los problemas que están allí, pero que se desconocían o ignoraban para no enfrentarlos.
- Analizar los datos estratégicamente permite crear un impacto en beneficios reales para la organización.
- Toda la información que circula a diario puede ser filtrada para encontrarle una utilidad en la toma de decisiones estratégicas y los datos se convierten en oportunidades.
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