Resumen Módulo 19: Plan estratégico sostenible: diseño, armado e implementación

Taller de liderazgo y estrategia para empresas

Tercera etapa: ES TIEMPO DE ACTUAR ESTRATÉGICAMENTE

Resumen Módulo 19: Plan estratégico sostenible: diseño, armado e implementación

Lecturas recomendadas:

1.    Planificación estratégica.

2.    Cronograma o diagrama Gantt

3.    Plan de negocio.

4.    Guía de diseño para la elaboración y la implementación de un Plan estratégico sostenible.

Resumen de conceptos

Planificación estratégica

La planificación estratégica es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos.

Dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección general a una compañía (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras; estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas; en estrategias de marketing incluyendo desarrollos de producto y marca así como programas de promoción; en desarrollos de tecnología de la información para enumerar tan solo algunas aplicaciones.

La planeación estratégica debe ser para las organizaciones de vital importancia, ya que en sus propósitos, objetivos, mecanismos, etc., se resume el rumbo, la directriz que toda la organización debe seguir, teniendo como objetivo final alcanzar las metas fijadas, mismas que se traducen en crecimiento económico, humano o tecnológico.

Los propósitos y objetivos consisten en identificar cómo eliminar las deficiencias que puedan presentarse en cualquiera de los procesos. Algunos escritores distinguen entre propósitos (que están formulados inexactamente y con poca especificación) y objetivos (que están formulados exacta y cuantitativamente como marco de tiempo y magnitud de efecto). No todos los autores realizan esta distinción, prefiriendo utilizar los dos términos indistintamente. Cuando los propósitos son utilizados en el área financiera, a menudo se denominan objetivos.

Una buena estrategia debe:

·        Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.

·        Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia; debe ser factible y apropiada

·        Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo.

·        Dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.

·        Debe ser medible en términos de su efectividad.

La planificación estratégica ayuda a la empresa a conseguir sus objetivos para mantenerse vigente, estando siempre al pendiente de sus competencias tanto externas como internas. Todas las empresas micros, pequeñas, medianas o grandes deben saber lo que acontece a su alrededor, echando mano de la creatividad para generar en el cliente eso que otras empresas no han logrado brindar. Anticiparse a lo que la sociedad requiere antes que otro. Planeación y creatividad deben de ir de la mano siendo complemento ambas. Crear un plus en el cliente, crear satisfacción más que una compra de productos o servicios. La satisfacción hace que te recomienden y por ende da como consecuencia aumento de ventas y mayor cartera de clientes.

Planeación

Planear es como un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitirá trazar una línea de propósitos para actuar en consecuencia.

La convicción en torno a que el futuro deseado es posible, permite la construcción de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso, lo que resulta ser un requisito básico para alcanzar las metas propuestas. El proceso de planeación debe comprometer a la mayoría de los miembros de una organización, ya que su legitimidad y el grado de adhesión que consiga en el conjunto de los actores dependerán en gran medida del nivel de participación con que se implemente.

El proceso de planificación

El proceso de planificación, como una de las funciones del ciclo directivo, implica la planificación estratégica, la planificación anual y la planificación presupuestal.

Características

·        Proceso continuo, flexible, integral.

·        Responsabilidad de la dirección.

·        Participativo.

·        Pensamiento estratégico - números.

·        Entorno - empresa.

·        Administración Estratégica.

·        Vital, liderado y compartido, aprendizaje organizacional.

Cronograma o diagrama Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Es, en verdad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, así como el calendario general del proyecto. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas tareas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costos y personal requeridos.

Esta herramienta está pensada para el Director de Proyecto y busca darle visibilidad para apoyar su toma de decisiones. Sin embargo, no es únicamente él quien debería usarla durante el progreso de cualquier iniciativa. También resulta muy útil para comunicarse con el resto del equipo y, por eso, es frecuente que se ponga en común y se vaya actualizandp a medida que se producen cambios.

Beneficios del uso del diagrama de Gantt

·       Simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.

·       Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.

·       Es más sencillo identificar los puntos críticos.

·       Puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.

·       No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su construcción e incluso se puede hacer con Excel.

Pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt

Para elaborar un Diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos, lo más recomendables es seguir los siguientes pasos:

1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.

2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.

3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costos extras y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.

4) Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de uso y bajo costo, se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.

Plan de negocio

Un plan de negocio es un documento formal de objetivos empresariales, que se constituye como una fase de proyección y evaluación. Se emplea internamente por la administración para la planificación de las tareas, y se evalúa la necesidad de recurrir a bancos o posibles inversores, para que aporten financiación.

El plan de negocio puede ser una representación comercial del modelo que seguirá la empresa. Reúne la información verbal y gráfica de lo que el negocio es o tendrá que ser. También se lo considera una síntesis de cómo el dueño de un negocio, administrador o empresario, intentará organizar una labor empresarial y llevar a cabo las actividades necesarias y suficientes para que tenga éxito. El plan es una explicación escrita del modelo de negocio de la compañía a ser puesta en marcha.

El prototipo del plan de negocio es:

1.     Tener definido el modelo de negocio y sus acciones estratégicas

2.     Determinar la viabilidad económico-financiera del proyecto.

3.     Definir la imagen general de la empresa ante terceros.

Procedimiento de elaboración

La elaboración del plan de negocios compete a los agentes económicos que proponen proyectar la actividad. Dicho programa debe contener el funcionamiento de las diferentes áreas de la organización. Estas funciones mantienen relaciones de dependencia, por lo tanto, es imprescindible dotar al plan de un orden funcional. Las áreas o departamentos clave que intervienen en el diseño del plan de negocios son:

1.    Estructura del órgano de administración.

2.    Área jurídico-mercantil.

3.    Área económica.

4.    Área de marketing.

5.    Área de ventas.

6.    Área de recursos humanos.

7.    Área contable-financiera.

Cuestionario del Módulo 19

1.    ¿Qué es la planificación estratégica?

Respuesta

·       La planificación estratégica es un proceso sistemático de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos u objetivos.

·       Dentro de los negocios se usa para proporcionar una dirección general a una compañía (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras; estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas; en estrategias de marketing incluyendo desarrollos de producto y marca así como programas de promoción; en desarrollos de tecnología de la información para enumerar tan solo algunas aplicaciones.

2.    ¿Cuál es el objetivo de la planificación estratégica?

Respuesta

·       El objetivo de la planificación estratégica consiste en identificar cómo eliminar las deficiencias que puedan presentarse en cualquiera de los procesos.

·       La planificación estratégica ayuda a la empresa a conseguir sus objetivos para mantenerse vigente, estando siempre al pendiente de sus competencias tanto externas como internas.

3.     ¿Cuáles son las características de una buena estrategia?

Respuesta

Una buena estrategia debe:

·        Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.

·        Realizar una buena conexión entre el entorno y los recursos de una organización y competencia; debe ser factible y apropiada

·        Ser capaz de proporcionar a la organización una ventaja competitiva; debería ser única y sostenible en el tiempo.

·        Dinámica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes.

·        Debe ser medible en términos de su efectividad.

4.     ¿Qué significa planeación?

Respuesta

·       La planeación es un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitirá trazar una línea de propósitos para actuar en consecuencia

·       La convicción en torno a que el futuro deseado es posible, permite la construcción de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso, lo que resulta ser un requisito básico para alcanzar las metas propuestas.

·       El proceso de planeación debe comprometer a la mayoría de los miembros de una organización, ya que su legitimidad y el grado de adhesión que consiga en el conjunto de los actores dependerán en gran medida del nivel de participación con que se implemente.

5.     ¿Qué es un cronograma o diagrama de Gantt?

Respuesta

·       El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

·       Se basa en un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

6.     ¿Para quién está pensada esta herramienta?

Respuesta

·       Esta herramienta está pensada para el Director de Proyecto y busca darle visibilidad para apoyar su toma de decisiones. Sin embargo, no es únicamente él quien debería usarla durante el progreso de cualquier iniciativa. También resulta muy útil para comunicarse con el resto del equipo y, por eso, es frecuente que se ponga en común y se vaya actualizando a medida que se producen cambios.

7.     ¿Cuáles son los beneficios del uso de un diagrama de Gantt?

Respuesta

·       Simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.

·       Ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.

·       Es más sencillo identificar los puntos críticos.

·       Puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.

·       No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su construcción e incluso se puede hacer con Excel.

8.    ¿Qué es un plan de negocios?

Respuesta

·       Un plan de negocio es un documento formal de objetivos empresariales, que se constituye como una fase de proyección y evaluación. Se emplea internamente por la administración para la planificación de las tareas, y se evalúa la necesidad de recurrir a bancos o posibles inversores, para que aporten financiación.

·       El plan de negocio puede ser una representación comercial del modelo que seguirá la empresa.

·       Reúne la información verbal y gráfica de lo que el negocio es o tendrá que ser.

·       Se lo considera una síntesis de cómo el dueño de un negocio, administrador o empresario, intentará organizar una labor empresarial y llevar a cabo las actividades necesarias y suficientes para que tenga éxito.

·       El plan es una explicación escrita del modelo de negocio de la compañía a ser puesta en marcha.

9.    ¿Cómo se elabora un plan de negocios?

Respuesta

La elaboración del plan de negocios compete a los agentes económicos que proponen proyectar la actividad. Dicho programa debe contener el funcionamiento de las diferentes áreas de la organización. Estas funciones mantienen relaciones de dependencia, por lo tanto, es imprescindible dotar al plan de un orden funcional. Las áreas o departamentos clave que intervienen en el diseño del plan de negocios son:

1.    Estructura del órgano de administración.

2.    Área jurídico-mercantil.

3.    Área económica.

4.    Área de marketing.

5.    Área de ventas.

6.    Área de recursos humanos.

7.    Área contable-financiera.