Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que sirve para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto; reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general.
Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.
En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.
En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela, y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costos y personal requeridos.
Beneficios de la herramienta
Desde su introducción, los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades.
Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente. En otras ocasiones se emplea para fragmentar procesos complejos.
Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas. Demasiada complejidad produciría sobrecarga de información y la gente se sentiría abrumada.
Entre los beneficios que definen a este tipo de gráfico se encuentran los siguientes:
- El diagrama de Gantt simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.
- Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.
- Gracias a Gantt es más sencillo identificar los puntos críticos. Sin duda, es una de sus grandes ventajas.
- El diagrama de Gantt puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.
- No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su construcción e incluso se puede hacer con Excel.
¿Quién debería usar los Diagramas de Gantt?
Esta herramienta está pensada para el Director de Proyecto y busca darle visibilidad para apoyar su toma de decisiones. Sin embargo, no es únicamente él quien debería usarla durante el progreso de cualquier iniciativa.
El diagrama de Gantt resulta muy útil para comunicarse con el resto del equipo y, por eso, es frecuente que se ponga en común y se vaya actualizando, a medida que se producen cambios.
¿Cómo se hace un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt se puede elaborar a mano, utilizando un papel, aunque lo más habitual es emplear herramientas tecnológicas para ello. Desde las soluciones de Gestión de Proyectos automatizadas, las opciones al alcance de quienes quieren abordar la confección de este gráfico son muchas.
En cualquier caso, antes de representar el proyecto bajo el modelo Gantt, es indispensable que todos los miembros del grupo de trabajo conozcan sus fases, elementos y objetivos. De lo contrario, la planificación que ofrece este método no tendrá el efecto esperado. Veamos los pasos previos a la representación de un proyecto con el diagrama de Gantt.
1. Identificación de tareas
Lo más recomendable es hacer un listado con todas las actividades previstas en la ejecución del proyecto y luego ordenarlas. La idea es crear la columna vertebral del proceso. En esta fase también se requiere definir el tiempo que el grupo tardará en ejecutar cada tarea.
2. Tiempo total
La suma de esas tareas parciales arrojará un tiempo estimado del total del proyecto. Este valor debe expresarse en la parte baja del diagrama a través de un eje horizontal. Aunque debe ser lo más fiel a la realidad, el tiempo total no puede ser una camisa de fuerza; al contrario, es preciso que deje cierto margen para las eventualidades que puedan surgir durante la ejecución del proyecto.
3. Relación de tareas
Hecho esto, el próximo paso es trazar una línea perpendicular al eje del tiempo total del proyecto con cada una de las tareas. Deben estar distribuidas en orden de ejecución. A continuación, se debe relacionar cada tarea con su plazo. Algunos gestores de proyectos se inclinan por destacar unas actividades frente a otras y resaltarlas con colores.
4. Incluir aportes
La intersección de tareas y tiempo creará una cuadrícula en el centro del diagrama en la que se podrán realizar anotaciones respecto a esa acción en concreto. Cada gestor decidirá qué tipo de información incluye allí.
5. Incluir un indicador
Además, para la supervisión general del proyecto, se recomienda incluir un marcador vertical que muestre su evolución. Si el diagrama está colgado de una pared, este marcador puede ser una cinta adhesiva, unos clavos o unos imanes que permitan visualizar el estado de cada fase. En el momento en que estos marcadores tengan la misma extensión que el eje de las tareas, el proyecto habrá concluido.
6. Otras variables
Si las cuadrículas creadas a partir de los ejes tareas-tiempo no son suficientes, el gestor de un proyecto tiene la posibilidad de incluir una tercera columna en la que se añadan otros elementos relativos al proceso, como por ejemplo habilidades, certificaciones o talentos a tenerse en cuenta para determinadas fases.
1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica.
2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso.
3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costos sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones.
Finalmente, cabe decir que, por su sencillez, facilidad de uso y bajo costo se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.
Entre las mejores opciones de diagrama de Gantt se encuentran las siguientes:
- Cómo crear un Gantt chart con Excel paso a paso
- Cómo se construye un diagrama de Gantt
- Plantilla diagrama de Gantt en Excel
Para más información