Procesos gerenciales: gestión y evaluación
Los procesos gerenciales definen el estilo de management de la organización y guían el accionar de las personas que tienen personal a cargo.
A continuación, un listado de los procesos gerenciales que deben aplicar todos los directivos y ejecutivos de la organización en su gestión del día a día basado en los ejes para el proceso de toma de decisiones de la gestión sostenible:
Implementar las políticas internas
Generalmente, las políticas dentro de una organización se entienden como: “las acciones de gobierno o los programas que una organización pone en práctica en función de un problema o situación determinada, para dar respuesta a diversas demandas internas o externas”. Las políticas tienen que ver con el acceso a soluciones de calidad, y consisten, precisamente, en reglas y acciones que tienen como objetivo resolver y dar respuestas a la multiplicidad de necesidades, intereses y preferencias de grupos y personas que integran la organización, de forma tal que, al final, las soluciones encontradas permitan que personas y equipos de trabajo que operan en áreas diferentes - con jerarquías, funciones y responsabilidades diferentes - coexistan a pesar de sus diferencias, y trabajen en forma conjunta en la búsqueda de aquello que es considerado lo mejor para la organización en su conjunto.
o Gobernabilidad, legitimidad y validación interna.
o Horizontalidad del poder.
o Democratización de las organizaciones.
o Transparencia y libre acceso a la información de la organización.
o Asegurar la equidad y la igualdad de acceso a las oportunidades
o Promover la creación de valor sostenible, los derechos humanos, el diálogo, la ética del cuidado y la cultura de paz.
Estrategizar
Estrategizar significa pensar y poner en marcha una serie de acciones muy meditadas, encaminadas hacia un fin determinado. Para poder llevarlas a cabo, es necesario saber cómo diseñar una estrategia a partir del abordaje que nos propone el modelo sistémico: administrar Recursos, organizar la Estructura, seleccionar correctamente los Públicos target, y definir el Pacto cultural.
En el momento de implementar una estrategia, deberemos hacerlo desde un abordaje VUCAF, sistémico, de largo plazo, y considerar las siguientes tareas clave:
- La Estrategia corporativa y operativa: un emergente sistémico producto de la cocreación, el codiseño y la cogestión basada en la Ecoeficiencia – el Impacto – la Integración / Unificación – y la Adaptación / Anticipación.
o Integración y cohesión de la Estructura con los recursos disponibles.
o Adaptación y empatía de la Estructura a las expectativas de los Públicos target.
o Reconversión de los Recursos finitos y escasos basada en estrategia Regla de las 3 erres – Nuevas ecomías y circularidad.
o Posicionamiento para impactar positivamente en los Públicos target.
o Alineamiento de la Estructura y los Públicos target con el Pacto cultural.
o Respeto por la capacidad de carga.
Ejecutar
Ejecutar es llevar a cabo una acción, especialmente un proyecto, un encargo o una orden, para lo cual es imprescindible poder contar con un plan de acción que le de prioridad a las iniciativas más importantes, para después, poder cumplir con los objetivos y metas que nos hemos propuesto alcanzar.
Ejecutar tareas exige responder a las preguntas: ¿Qué?, ¿Quien?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Por qué? y ¿Para qué?
o Liderazgo en valores humanos universales, valores cívicos y ciudadanos, y los valores de la sustentabilidad y la regeneración.
o Modelo de gestión sostenible: gestión por objetivos + gestión por subjetivos.
Planificar
Se conoce como planificación, planeación o planeamiento, tener uno o varios objetivos en común, junto con acciones requeridas para poder alcanzarlos exitosamente. Otras definiciones, más precisas, incluyen la planificación como un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Planificar es asignar medios a fines.
o Trabajo en equipo.
o Diálogo y conversaciones de calidad.
o Principio de mínimo consenso.
o Cocreación – codiseño y cogestión.
o Proceso de toma de decisiones participativo y vinculante.
o Valoración de la riqueza que reside en la diversidad.
o Respeto por la singularidad.
o Interdependencia.
o Pluralidad, pluralismo, aceptación, reconocimiento y tolerancia.
Programar
Programar es establecer una serie de tareas o actividades de forma sistémica y sistemática, vinculadas con el empleo de los medios para alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto. Esto implica elaborar los programas y bajarlos a acciones y tareas concretas con su respectivo cronograma de acción, tareas que deben ser ejecutadas por un responsable que tiene en claro sus funciones y responsabilidades, y los objetivos cuantitativos y cualitativos que debe lograr.
o Definición de objetivos cuantitativos y cualitativos.
o Organigrama de funciones y responsabilidades.
o Cronogramas de trabajo por área o departamento.
Delegar
Delegar es dar un poder, una función, o una responsabilidad a alguien, para que los ejerza en su lugar, o para obrar en representación suya. En este sentido, para poder cumplir correctamente con dicha función, los ejecutivos que tienen personal a su cargo, además de ejecutar bien, deben saber delegar en otras personas tareas específicas que exceden su función y responsabilidad. A su vez, en el momento de delegar, es imprescindible analizar los conocimientos y la capacidad de carga, tanto del personal, como de los equipos de trabajo, y proveer los recursos necesarios para que éstos puedan cumplir con las tareas encomendadas.
o Principio de mínimo consenso.
o Autoregulación, autonomía y autogestión.
o Respeto por la capacidad de carga del sistema: relación tiempo, dinero y calidad nunca van de la mano.
Controlar
Controlar es dirigir, liderar. Una vez delegada una tarea, el ejecutivo con personal a su cargo debe darle seguimiento y controlar su correcta ejecución de acuerdo con el plan establecido; monitoreando la correcta implementación de los procesos, y los posibles cambios de escenario; verificando todo el tiempo los resultados alcanzados a través de medir el grado de alcance de los objetivos. Este seguimiento, nunca deber realizarse desde el “poder de policía”, sino desde el acompañamiento empático y fraternal a la persona en quien se delegó. En este sentido la consigna es: “construyendo confianza, para después, también poder compartir los fracasos y aquellas cosas que salieron mal durante la gestión”.
o Control de la implementación del modelo de gestión sostenible.
o Construcción de confianza.
o La pauta de la verdad.
o Evaluaciones cruzadas.
o Corresponsabilidad e interdependencia.
o Promover el acompañamiento entre pares.
Evaluar y medir el desempeño y el alcance de los objetivos.
Evaluar es, al mismo tiempo, determinar el valor, y examinar y calificar las aptitudes o conocimientos de alguien. Es función de los ejecutivos de la organización evaluar permanentemente el desempeño de sus subordinados y calificarlos, midiendo todo aquello que se pueda medir, en relación con los objetivos y las especificaciones de cada tarea. Para poder llevar adelante una correcta evaluación, es fundamental que las mismas sean “cruzadas”, es decir, que los subordinados también tengan la oportunidad de evaluar a sus jefes, calificarlos, y medir la calidad del acompañamiento que reciben por parte de ellos para el logro de sus objetivos.
o Control del desempeño y rendimiento desde el acompañamiento a través de evaluaciones cruzadas.
o Medición del alcance de los objetivos y subjetivos establecidos.
o Rendición de cuentas.
o Medición de impacto.
o Trazabilidad.
o La pauta de la verdad.
o La evaluación como una oportunidad.
Culturizar
Culturizar significa operar bajo una cultura determinada, para lo cual debemos primero poder identificar los hábitos que se premian y castigan dentro de la organización, que rigen el accionar de la misma, y que se ven reflejados en los valores y principios que conforman su Pacto cultural; y también detectar los disvalores que se hacen presentes durante la gestión. Es función del número uno de la organización, sumar a estos valores y principios, aquellos que conforman el paradigma de la sustentabilidad y la regeneración, y ponerlos en práctica; al mismo tiempo que promueve y alienta la eliminación de los disvalores, con el fin de erradicarlos de la gestión.
Solo a través de un afilado proceso de alineamiento cultural, es que podremos entender las ventajas de aprender a pensar todos juntos con una sola mente, comprometidos con una misma mística que compartimos como equipo de trabajo, operando bajo una misma marca, comprendiendo que para cumplir con nuestra misión todos debemos alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto como organización, aplicando un mismo método de trabajo, siguiendo los lineamientos de una única estrategia, que, en un momento dado, nos exige desarrollar capacidad de maniobra conjunta, y que mide nuestros resultados con una misma métrica.
o Liderazgo en valores: cocreación, codiseño y cogestión.
o Cultivar en los equipos de trabajo habilidades adecuadas al mañana.
o Autoridad moral.
o Honestidad intelectual.
o Principio de ejemplaridad.
o Principio de trascendencia.
o Ecología emocional y eco espiritualidad.
o Diálogo, ética del cuidado y cultura de paz.
o Promover la unidad en diversidad: común unidad.
o Organización simple y flexible: organización y organicidad – descentralización – tercerización – coopetencia.
o Identidad como equipo: cuidado y protección del bien común y de la cohesión interna.
o Promover la cultura entrepreneur y el intraemprendedorismo.
Comunicar internamente
Comunicar hacia el interior de la organización es una de las funciones más importantes de los responsables de área. La comunicación es un proceso permanente vinculado con la construcción de equipos de trabajo, y se basa en el diálogo abierto, el acompañamiento, la construcción de confianza, la valoración de la diversidad y el respeto por la singularidad, la horizontalidad, la búsqueda de legitimidad a partir de la validación interna, la transparencia, el libre acceso a la información y a los actos de gobierno, entre muchas otras dimensiones que hacen a la vida de organización, y que determinan una forma de ser y de estar en el mundo que hacen a nuestra identidad como organización.
o Comunicación sostenible y no violenta.
o Diálogo abierto y sistemas de consulta permanente.
o Legitimidad y transparencia.
o Libre acceso a la información de la organización.
o Validación interna.
Incentivar y motivar
Incentivar es estimular. Motivar es proporcionar un motivo o una razón para que cierta cosa ocurra, o para que alguien actúe de una manera determinada. “Muéstrame el incentivo correcto, y te mostraré los resultados”. Los incentivos pueden ser positivos (premios) o negativos (castigos), explícitos o implícitos, externos (del entorno) o internos (de sus convicciones éticas y morales), financieros (monetarios) o no financieros (reconocimiento, por ejemplo). A su vez, también es muy importante tener en cuenta que para aquellas personas que son guiadas por sus convicciones, lo que más cuenta son los incentivos intrínsecos, es decir, los no materiales o monetarios.
La función del líder es movilizar, estimular, conmover a sus equipos, y construir junto con ellos los motivos, o las razones, que justifican el logro de los objetivos que nos hemos propuesto alcanzar como organización. También es fundamental comunicar los informes de avance, celebrar el alcance de los objetivos, y construir la cultura organizacional desde el abordaje que nos propone el nuevo paradigma de la sustentabilidad y la regeneración.
o Ecología emocional.
o Empoderamiento.
o Promoción del intraemprendedorismo.
Formar y capacitar
Formar es preparar profesionalmente a una persona, o a un grupo de personas. Capacitar es lograr que una persona, o un grupo de personas, sean aptas para realizar una tarea con idoneidad. El principal objetivo de la formación y la capacitación es dejar capacidad instalada en los miembros de la organización y en los equipos de trabajo, para que puedan resolver los problemas y desafíos en forma autónoma y autogestionada, sin tener que recurrir permanentemente a sus jefes. Es función del numero uno, y de las personas que tienen personal a su cargo, brindar información, formación, entrenamiento y capacitación a sus equipos de trabajo para que en ellos quede instalada esa habilidad distintiva.
o Gestión de talento.
o Desarrollo de habilidades adecuadas al mañana.
o Plan de carrera.
Presupuestar
Presupuestar es formar el cómputo de los gastos e ingresos, que resultan de tener que llevar a cabo una actividad determinada que requiere recursos, o de un negocio. Para poder conjeturar estos “supuestos previos” de forma correcta, es necesario que los ejecutivos incorporen en su proceso de toma de decisiones algunas consignas muy importantes a saber:
o Confección del plan de negocios económico financiero.
o La aplicación del principio de prudencia y prevención.
o La administración de potenciales riesgos económicos y financieros.
o La construcción de escenarios presentes y futuros de potenciales riesgos basados en el principio de realidad para la mitigación y el control de daños.
Dar seguimiento
Seguimiento es la acción y efecto de seguir, suele usarse como sinónimo de persecución o vigilancia. Aunque el término puede aplicarse también a cualquier proceso o proyecto que requiera observación constante, es función de los ejecutivos de la organización evaluar permanentemente la correcta implementación de los procesos, y comunicar abiertamente los resultados de la gestión. Esto implica:
o Monitoreo permanente del plan de acción y del alcance de los objetivos.
o Monitoreo permanente de los ejes para la gestión sostenible.
o Monitoreo permanente de la correcta administración de los recursos.
o Monitoreo permanente de los cambios de escenario.
o Monitoreo permanente del estado del arte de los cuatro pilares de la estrategia y sus funciones.
Innovar y diseñar
Innovar es un cambio que introduce novedades y modifica elementos ya existentes con el fin de mejorarlos, aunque también hace referencia a la implementación de elementos totalmente nuevos. El diseño se define como el proceso previo de configuración mental, "prefiguración", en la búsqueda de una solución. Diseñar es observar y analizar el medio en el cual se va a desenvolver la estrategia, y abarca tres pasos clave que se describen a continuación:
1. Empatizar para poder definir el problema a resolver.
2. Idear las posibles soluciones.
3. “Prototipear” modelos, evaluarlos y testearlos, a través de poner en marcha pruebas piloto a escala real, en tiempo real.
4. “Apalancar”, descubrir dónde se encuentran las nuevas oportunidades multiplicadoras a partir de la posibilidad que hoy nos brindan las redes y las nuevas tecnologías.
Volver a estrategizar
Este paso tiene como fin revisar los niveles de eficiencia y eficacia de nuestra gestión operativa, incorporando los aprendizajes que se fueron alcanzando a lo largo de este proceso, para luego sumarle al mismo la prosiliencia (que es la capacidad de anticipación para evitar futuros los golpes), y la investigación y desarrollo, que siempre permiten inaugurar mirada y abrir nuevos horizontes de mejora: aprender, aprender a aprender, aprender a desaprender, aprender a reaprender, y aprender nuevas formas de aprender; con en fin ultimo de incorporar en nuestro aprendizaje como organización la plasticidad cognitiva que nos permita aprender a reinvertarnos todo el tiempo y aprender a enseñar.
o Gestión del conocimiento.
o Lecciones aprendidas.
o Prosiliencia no resiliencia (Blockbuster vs Netflix).
o Aplicación del principio precautorio y del principio de prevención.
o Gestión del conocimiento.
o Investigación y desarrollo – ecoinnovación y rediseño.